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PROCEDIMIENTO
Mediciones estadísticas para seguimiento a indicadores y metas físicas del Plan Indicativo
Versión 1
Código PSI-SEG-PR-006
Proceso Servicios Estadísticos y Geográficos Estado Vigente
1. OBJETIVO
Desarrollar las acciones pertinentes para hacer seguimiento a los indicadores y metas físicas del Plan Indicativo Cuatrienal 
2. ALCANCE
Desde la formulación del Plan de Desarrollo, pasando por la formulación y aprobación del Plan Indicativo cuatrienal, hasta la publicación de informes de seguimiento. 
3. RESPONSABLE
Luz Dary Vergara Castrillon
4. CONDICIONES GENERALES
4.1. La obligatoriedad de hacer seguimiento a los indicadores y metas del Plan Indicativo proviene del Plan de Desarrollo.

4.2. Todos los indicadores deben contar con una ficha técnica completa (hoja de vida) que involucre la forma y el método con el que se hace la medición, la fuente de donde provienen los datos y el responsable del indicador, entre otros.

4.3. Cada indicador debe estar asociado a una meta del Plan Indicativo y por tanto se debe garantizar las apropiaciones presupuestales necesarias para garantizar el cumplimiento de la misma.

4.4. Los Secretarios de Despacho designará los funcionarios responsables de liderar el proceso de actualización de fichas técnicas, la medición y el reporte de los indicadores del sector a la Secretaría de Planeación en los tiempos y herramientas definidas para ello.

4.5. Los responsables de la medición y el reporte de indicadores, deben también garantizar la existencia de evidencias que permitan la verificación de la obtención de los productos.

4.6. Los reportes se publicarán con la periodicidad definida en el proceso de seguimiento y evaluación al Plan de Desarrollo.

4.7. Cada indicador debe contar con la identificación del tipo de acumulación (flujo, acumulado, capacidad, reducción, stock).

4.8. Durante cada vigencia el indicador se presenta acumulado a la fecha del corte del reporte.

4.9. El tablero de control es una herramienta gerencial y se usa para generar alertas. 
5. DEFINICIONES
5.1. INDICADOR: Relación entre variables específicas que miden el cumplimiento de las metas de acuerdo a los resultados esperados de un proyecto o programa. Proporcionan una escala con la que puede medirse un cambio real logrado.  
5.2. TABLERO DE CONTROL: Es un instrumento gerencial que permite observar de manera ejecutiva los avances del Plan utilizando elementos visuales para la generación de alertas. Tiene un carácter flexible y por tanto puede ser usado para ver la ejecución de todo el Plan, solo de los resultados de los ejes, solo los resultados de los programas, etc.  
5.3. FÓRMULA DE CÁLCULO: Corresponde a una descripción de los cálculos y datos necesarios para obtener un valor cuantitativo del indicador.  
5.4. LÍNEA DE BASE: Retrato o registro del “punto de partida” o situación de los beneficiarios de un programa o proyecto, antes de que empiece a operar. Su propósito es el de posibilitar una evaluación final de resultados o de impacto.  
5.5. PERIODICIDAD DEL INDICADOR: Corresponde al período de tiempo esperado entre una medición y otra.  
5.6. SEGUIMIENTO: Mecanismo para regular la situación de una política, programa o proyecto observando si las actividades se llevaron a cabo como fueron planeadas y si dieron los resultados esperados. Monitoreo a las acciones y etapas realizadas para conseguir como producto una política formulada. El seguimiento se define como un proceso en el tiempo que genera información  
5.7. UNIDAD DE MEDIDA: Parte visible que sirve de referente para cuantificar la cantidad o tamaño de una variable.  
5.8. FUENTE DE INFORMACIÓN: Personas, instituciones, grupos y/o documentos y bases de datos que contienen información a partir de la cual es posible extraer los datos útiles para generar información evaluativa.  
6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA
- guía metodológica para la formulación de indicadores
- guías metodologicas sinergia
7. DESARROLLO
QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE REGISTRO CÓMO LO HACE
Formular indicadores para ser asociados a las metas del Plan de Desarrollo  - Equipo de Formulación del PDM
- Funcionarios Administración Central 

Matriz diseñada para formular la parte estratégica del Plan de Desarrollo 
De acuerdo a los criterios establecidos en las Guías del DNP, se solicita asignar un indicador a cada meta del Plan de Desarrollo 
Realizar ajustes a los indicadores durante el proceso de formulación del Plan Indicativo Cuatrienal  - Equipo formulador del Plan Indicativo
- Funcionarios Administración Central 

Formato Plan Indicativo 
Se revisa cada meta del Plan de Desarrollo y se verifica la coherencia con el indicador asociado. Si el caso lo amerita, se realizan ajustes de forma con el fin de garantizar la adecuada secuencia de los elementos que componen el indicador y la meta. 
Identificar el volumen de indicadores, tipos de indicadores y periodicidad establecida en el Plan Indicativo  - Grupo de Información y Estadística 
Formato Plan Indicativo 
Se cuantifican los indicadores del Plan Indicativo de acuerdo al tipo y periodicidad, y se agrupan por Secretaría 
Identificación de los actores para la medición, reporte y seguimiento de indicadores asociados al Plan Indicativo  - Secretarios de Despacho
- Grupo de Información y Estadística 

Comunicación escrita y/o correos electrónicos.
Archivo en Excel
 
Se envía a cada Secretario de Despacho archivo en Excel con los indicadores del sector, solicitando la asignación de responsables de la medición, reporte y seguimiento 
Elaborar fichas técnicas de los indicadores  - Grupo de Información y Estadística
- Funcionarios Administración Central 
- ficha técnica de los indicadores asociados a metas del plan de desarrollo municipal
 
Se solicita a los responsables de la medición y reporte de los indicadores, diligenciar la ficha técnica para cada indicador. El Grupo de Información y Estadística valida la información reportada. 
Crear tablero de indicadores  - Grupo de Información y Estadística 
Tablero de indicadores 
Se consolida la estructura del tablero de indicadores 
Reportar indicadores  - Funcionarios Administración Central 
Tablero de indicadores 
Se solicita, vía correo electrónico, el reporte de los indicadores en los instrumentos determinados y con la periodicidad establecida en las fichas técnicas. 
Generar informe de oportunidad en el reporte  - Grupo de Información y Estadística 
Archivo Excel 
Se consolida reporte de oportunidad y se socializa vía correo electrónico 
Validar información  - Grupo de Información y Estadística 
Tablero de indicadores 
Se realiza una revisión minuciosa de los datos reportados, de ser necesario se solicitan aclaraciones y se ajusta el reporte 
Consolidar, procesar información y generar resultados del avance a nivel de metas y cada uno de los niveles del Plan Indicativo  - Grupo de Información y Estadística 
Tablero de indicadores 
De acuerdo a la periodicidad establecida en el Plan de Desarrollo se elabora informe de seguimiento a los indicadores y metas del Plan Indicativo 
Publicar en página Web  - Grupo de Información y Estadística 
Tablero de indicadores 
Los documentos y/o archivos son dispuestos en el portal “Centro de Información y Estadística” 
8. CONTENIDO
LISTA DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
 
Nombre: Valentina Giraldo Carmona
Cargo: Ninguno
Fecha: 25/Oct/2017
 
Nombre: Luz Dary Vergara Castrillon
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 30/Ene/2018

 
Nombre: Guillermo Hernandez Gutierrez
Cargo: Secretario de Despacho
Fecha: 30/Ene/2018